07.06.2011
ALM-Muss (4): Automatisierung der Zusammenarbeit
Diese Beitragsreihe basiert auf dem Artikel «Five Imperatives for Application Lifecycle Management» der IBM Rational-Mitarbeiterin Carolyn Pampino.
Ich kenne aus eigener Erfahrung die Vorteile von Kollaborationswerkzeugen in der Software-Entwicklung. Sie sind für mich die humane Version der Workflow-Werkzeuge: Sie gängeln mich nicht mit einer täglichen To-do-Liste, sondern sie bieten mir eine Arbeitsplattform, die mir und den anderen Informationen einfach zugänglich macht. Hake ich in einem Kollaborationswerkzeug einen To-Do-Eintrag ab, oder ergänze ich eine Anforderungsbeschreibung, so steht diese Information sofort allen zur Verfügung.
Übrigens sind hier mit Kollaborationswerkzeugen weniger die unter dieser Bezeichnung daherkommenden Werkzeuge wie Lotus Notes, Sharepoint oder Zimbra u.a. gemeint, sondern von ALM-Lösungen (für das Anforderungsmanagement, die Ticketverwaltung usw.), die nach den Prinzipien der Kollaborationswerkzeuge bzw. auf einem solchen gebaut sind.
Mit Kollaborationswerkzeugen arbeiten
Greifen wir mal aus Pampinos Do’s und Dont’s-Liste (siehe weiter unten) die Do-Empfehlung «Diskussionen über einzelne Artefakte sind in die Pläne integriert» heraus.
Wenn die Diskussionen, die über eine Anforderung oder einen Fehler geführt worden sind, zur Artefaktbeschreibung dazugehören, dann sind sie immer wieder greifbar. Nehmen wir an, es wundere sich später einmal jemand über die gewählte Lösung, so kann er sich selbst anhand der Diskussionen ein Bild über Varianten, Pro und Kontra machen. Was das Zeit erspart!
Oder nehmen wir Pampinos Do-Empfehlung «Zusammenarbeiten bedeutet auch, dass man weiss, was läuft, ohne dass man fragen muss». Wie ich es schätze, dass mir das Tracking-Tool täglich meldet, bei welchen Fehlerfällen und Anforderungen sich der Status oder sonst etwas geändert hat: Sofort habe ich den Überblick, und mit einem Klick kann ich hineintauchen in die Details und mich selbst informieren, ohne nachfragen zu müssen – was ich ja immer noch tun kann. Und darauf bin ich dank der Fakten aus dem Kollaborationswerkzeug bestens vorbereitet.
Kollaborationswerkzeuge tragen zur Versachlichung bei
Man weiss es zwar, aber gewisse Leute tun es immer wieder: E-Mails sind ein Informations- aber kein Kommunikationsmedium. So entsteht leicht aus einem Missverständnis eine nicht mehr enden wollende Tirade von Gehässigkeiten, die man mit cc- und bcc-Adressaten weite Kreise ziehen lässt.
Natürlich schützt auch ein Kollaborationswerkzeug nicht vor Missbrauch; siehe Internetforen. Aber die Werkzeuge schränken den Missbrauch durch ihre Ausrichtung stark ein: Hier werden Daten, Informationen zu einem Artefakt, einem Geschäftsfall festgehalten, und es wird nicht eine Mitteilung geschrieben nach dem Motto: So, dem sag’ ich’s mal!
Kollaborationswerkzeuge erleichtern die Zusammenarbeit
Richtig eingesetzt bringen Kollaborationswerkzeuge wirklich das, was sie zu bringen versprechen: Eine Verbesserung der Zusammenarbeit. Der Mechanismus ist subtil: Fakten werden mit der Kollaborationssoftware zusammengetragen, und jeder kann sich diese Fakten ansehen, jeder kann sie ergänzen, jeder kann den Kontakt zum Autor suchen. Man muss es selbst erlebt haben, um den Nutzen und die Leichtigkeit, mit der dieser erzielt wird, richtig schätzen zu lernen.
Carolyn Pampinos Checkliste
| Dont’s | Do’s |
| Entwicklergruppen und -daten sind klar voneinander getrennt in einzelnen Silos untergebracht. Daten sind Entwicklern aus anderen Gruppen nur schwer zugänglich. | Alle Tätigkeiten werden über den ganzen Lifecycle hinweg verfolgt.
Informationen sind allen zugänglich. |
| Stelle Statusberichte von Hand zusammen. | Zusammenarbeiten bedeutet auch, dass man weiss, was läuft, ohne dass man fragen muss. Wer was tut, was sich geändert hat, ist leicht ersichtlich und jedermann hat darauf Zugriff.
Momentaufnahmen der Projekte zeigen den Arbeitsfortschritt und -stand – fürs ganze Projekt und für einen einzelnen. |
| Diskutiert wird mit E-Mails! Wichtige Diskussionen verschwinden in E-Mail- und Chat-Archiven. In den eigentlichen Projektakten fehlen die Entscheidungsgrundlagen. | Diskussionen über einzelne Artefakte sind in die Pläne integriert.
Die ALM-Umgebung schreibt die Geschichte auf, so dass bei künftigen Änderungen immer wieder auf diese wichtigen Informationen zugegriffen werden kann. |
| Hohe Einstiegsschwelle und lange Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter. | Neue Mitarbeiter können sich rasch einarbeiten. |
Was können Sie tun?
Ich hoffe, Sie können die Vorteile eines Kollaborationswerkzeugs bereits nutzen. Wenn nicht: Sorgen Sie dafür, dass Sie möglichst bald davon profitieren.
